Kuinka paljon kunnassasi tai työskentelemälläsi hyvinvointialueella käytetään aikaa luottamushenkilöiden tietojen ylläpitoon ja esimerkiksi hakemusten tai ilmoitusten käsittelyyn?
Kunnissa ja hyvinvointialueilla käsitellään päivittäin valtavasti tietoa, joista yhtenä osana liikkuvat luottamushenkilöiden henkilötiedot ja erilaiset ilmoitukset. Iso osa tästä käsittelystä tapahtuu edelleen käsityönä. Sama pätee myös luottamushenkilöihin, jotka ilmoittavat kokouksiin liittyviä tietoja ja kulujaan paperisilla tai sähköisillä lomakkeilla aluevaltuuston, kunnanhallituksen, lautakunnan ja/tai muun tehtävänhoidon osalta. Eduix onkin toteuttanut kunnille, hyvinvointialueille sekä maakuntaliitoille suunnatun Aimoa-palvelun. Aimoassa on kiinnitetty huomiota palvelujen helppokäyttöisyyteen ja turvallisuuteen sekä asiakkaiden palveluprosessien kokonaisvaltaiseen digitalisoimiseen sekä yhteneviin käytäntöihin ja termeihin.
Aimoan kehittämisen ydin on asiakaslähtöinen toimintaperiaate, jonka keskiössä on luottamushenkilö itse: Luottamushenkilö kirjautuu palveluun Suomi.fi -tunnistautumisen avulla, tarkistaa, täydentää ja päivittää tietonsa tarvittaessa, tekee hakemuksen/ilmoituksen, seuraa hakemuksen käsittelyä, täydentää hakemusta pyydettäessä ja lopulta saa tietoonsa päätöksen. Samat toimenpiteet voidaan toistaa seuraavalla hakukierroksella, jolloin mm. perustiedot ja toistuvat liitteet löytyvät jo järjestelmästä.
Olennainen pysyy olennaisena käsityön vähentyessä
Niin matkalaskujärjestelmiin kuin esimerkiksi asianhallintajärjestelmiin integroitavissa oleva palvelu tehostaa luottamushenkilöiden tietojen käsittelyä ja lisää läpinäkyvyyttä – tehokkuudesta puhumattakaan. 70 % luottamushenkilöistä toimii usemmassa kuin yhdessä luottamustehtävässä. Saman luottamushenkilön tietoja voidaankin käyttää useassa organisaatiossa, niin kunnan kuin hyvinvointialueen ja maakuntaliiton tarpeissa – ja luottamushenkilö itse voi vaihtaa asiointiorganisaatiota tarpeen mukaan palvelun ollessa alueen eri tasoilla käytössä.
Palvelun käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja prosessit on suunniteltu puolestanne. Tarvittaessa saatte meidän kauttamme käyttöönoton käytännön tehtävien hoidon puolestanne. Aimoa vähentää huomattavasti jatkuvaa käsityötä, joten tätä digiloikkaa ei kannata ohittaa.
Tämä blogi on julkaistu myös Kuntamarkkinat 2023-sivustolla Kumppaneiden blogeissa