Muokattu 23.5.2024
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 679/2016
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjä:
Eduix Oy (1059087-6)
Hämeenkatu 17 A 16
33200 TAMPERE
info@eduix.fi
Tietosuoja
Rekisterinpitäjän edustaja:
Rami Heinisuo
rami.heinisuo@eduix.fi
Tietosuojavastaava:
Sirpa Pajula
sirpa.pajula@eduix.fi
Käsittelyn tarkoitukset
Työhakemusrekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Eduix Oy:stä työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.
Käsittelyn peruste
Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a
Rekisteröidyn vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaus, jolla hän hyväksyy henkilötietojen käsittelyn.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Työnhakijan itse hakemuksessa ja sen liitteissä antamat tiedot.
Rekisteri voi sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli sekä yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot.
Työnhakijan työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit.
Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä.
Ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan
Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja (henkilöstöhallinto ja rekrytointeja käsittelevät esihenkilöt).
Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.
Tietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niiden käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, ainoastaan mikäli rekisteröidyltä on saatu suostumus henkilötietojen säilyttämiseen ja käyttämiseen myös myöhemmissä rekrytointiprosesseissa. Tällöin tietoja voidaan lähtökohtaisesti käyttää yhden (1) vuoden ajan rekrytointiprosesseissa. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa.
Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Työnhakijarekisterin hallinnoinnissa käytetään Eduixin omaa selainpohjaista E-lomake-palvelua. Palvelua käytetään Eduixin ylläpitämältä palvelimelta. Palvelimet sijaitsevat lukitussa ja pääsyvalvotussa konesalissa Suomessa. Palvelimille pääsy sallitaan vain nimetyillä henkilöille.
Ohjelmaan pääsy on rajoitettu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja niille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella.
Tiedonsiirto palvelun ja käyttäjän välillä on suojattua (https). Palvelun käytöstä tallennetaan olennaiset lokitiedot. Epäonnistuneista toiminnosta tuotetaan virheloki, josta käy selvästi ilmi virheen tyyppi ja tieto, jota se koskee. Lokitiedot säilytetään myös niiden käyttäjien osalta, joiden käyttöoikeus on päättynyt. Lokitietoja ei voi muuttaa.
Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin. Palvelussa on varauduttu systemaattiseen häirintään sekä hyökkäyksiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Alla kuvatut rekisteröidyn oikeudet koskevat niitä Eduix Oy:n tuotteita/palveluita, joissa Eduix Oy toimii rekisterinpitäjänä.
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
Henkilötietojen käsittely on kuvattu Eduix Oy:n tuote- tai palvelukohtaisessa Rekisterinpitäjän selosteessa käsittelytoimista.
Selosteet ovat luettavissa Selosteet-sivulla.
Saada pääsy tietoihin
Voit pyytää kopiota käsiteltävistä henkilötiedoistasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen info@eduix.fi.
Jos käsittelemme henkilötietojasi, toimitamme kopion käsiteltävistä henkilötiedoista kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
Oikaista tietoja
Voit itse muuttaa omia tietojasi.
Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
Voit itse poistaa omat tietosi.
Rajoittaa tietojen käsittelyä
Voit itse poistaa omat tietosi tai pyytää tietojesi käytön rajoittamista tai poistoa lähettämällä pyynnön osoitteeseen info@eduix.fi.
Vastaamme pyyntöön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
Meidän täytyy varmistaa henkilöllisyytesi muutoksia varten.
Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Voit pyytää tietosi konekielisessa muodossa lähettämällä pyynnön osoitteeseen info@eduix.fi.
Vastaamme pyyntöön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
Meidän täytyy varmistaa henkilöllisyytesi tietojen luovutusta varten.
Vastustaa tietojen käsittelyä
Voit poistaa omat tietosi.
Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Eduix Oy:n tuotteisiin/palveluihin, joissa Eduix Oy toimii rekisterinpitäjänä, ei sisälly automaatista päätöksentekoa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli koet, että olemme rikkoneet tietosuoja-asetusta, voit tehdä ilmoituksen valvontaviranomaiselle.
Ilmoituksen tekeminen tietosuojavaltuutetulle on ohjeistettu tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla.