NORDUnet on Pohjoismaiden kansallisten tutkimus- ja koulutusverkostojen kansainvälinen yhteistyöverkosto.
Thomas johtaa Euroopan komission rahoittamien tutkimusprojektien hallinnollista ja taloudellista puolta. Hän tarvitsi järjestelmän, jolla voitaisiin kerätä ja hallinnoida tietoja henkilöstökustannuksista, matkakuluista, konsulttipalveluista ja alihankinnasta useilta muilta pohjoismaisilta organisaatioilta ja yhdistää ne NORDUnetin omiin hankekustannuksiin.
”Komission tutkimusprojektien hallintaa varten tarvitaan järjestelmä, joka tarjoaa sopivan tarkastelutason. Organisaatioiden pitää voida raportoida tietoja NORDUnetille kuukausittain, laatia talousraportteja ja laskea kulukorvauksia, joita Euroopan komissio maksaa meille.”
Thomas Hyllested
Hän kohtasi kuitenkin haasteita, koska dataa piti kerätä ja yhdistellä Excel-taulukoihin käsin esimerkiksi palkka- ja vanhoista HR-järjestelmistä. Siitä seurasi virheitä ja muutoksia oli vaikea seurata.
”Työskentelin aluksi Excel-taulukoiden parissa. Käsin kirjoittaminen Excel-taulukoihin oli suoraan sanottuna kamalaa. Ja heti kun töitä tehdään käsiin, virheiden välttämisestä tulee melkein mahdotonta. Joskus huomaat ne, joskus et, joskus huomaat ne myöhään kriittisellä hetkellä.”
Thomas Hyllested
Silloin Thomas kääntyi Eduixin puoleen luomaan talous- ja budjettijärjestelmää, joka pystyisi hallinnoimaan ja tallentamaan yksityiskohtaista tietoa ja vertailemaan budjetin lukuja toteutuneisiin lukuihin. Lisäksi järjestelmä suojaa ja säilyttää dataa turvallisesti.
”Lataan dataa järjestelmästäni napin painalluksella kerran kuukaudessa ja siitä on valtavasti apua. Samoin silloin, kun raportoimme projektin kumppanina tai avustuksen saajana projektikoordinaattorille, joka kerää dataa organisaatioilta ympäri Euroopan. Olemme kehittäneet ominaisuuksia, jotka mahdollistavat datan viemisen .csc-muotoon ja helpon lähettämisen sen sijaan, että dataa kirjoitettaisiin koordinaattorin edellyttämiin Excel-taulukoihin käsin.”
Thomas Hyllested
Avainasemassa projektissa oli Eduixin kehittäjä, joka teki tiiviistä yhteistyötä Thomaksen kanssa ja loi järjestelmän, joka täytti ja ylitti tämän odotukset. Hyviä ratkaisuja syntyi kysymällä oikeita kysymyksiä ja näkemällä Thomaksen toiveita pidemmälle.
Vuosien työkokemuksen ja kansainvälisen yhteistyön jälkeen Thomas ei ole oikeastaan kuullut kenestäkään, jonka järjestelmät tekisivät juuri sen mitä hän halusi. Vaikka hän on tietoinen, että muut organisaatiot keräävät ja yhdistävät dataa yhä käsin Excelissä, NORDUnetin käyttämä ja Eduixin kehittämä raportointijärjestelmä on helpottanut datan hallinnointia ja määräajoissa pysymistä keskittymällä muista järjestelmistä poiketen erityisesti hankkeen taloushallintoon.
Yllä on esimerkki järjestelmän käyttöliittymästä. Siinä näkyvät projektin perustiedot ja ajanjaksot.
Talous- ja budjetointijärjestelmä osoitti vahvuutensa, kun GN4-3-projektin tilinpäätöstä viimeisteltiin vuosien 2022 ja 2023 vaihteessa. GN4-3-projekti on viimeinen Euroopan komission osittain rahoittama Horizon 2020 -projekti. Siinä suurin osa Euroopan kansallisista tutkimus- ja opetusverkostoista osallistui uuden tietoverkkoteknologian kehittämiseen.
Asiakastyytyväisyys on avain yritysten ja organisaatioiden menestykseen. Tyytyväisyyden ja Eduixin kilpailuedun takaavat asiakkaiden tarpeiden ymmärtäminen ja niiden täyttämiseksi kehitetyt järjestelmät. NORDUnetin ja Eduixin yhteistyön tuloksena syntynyt ohjelmisto on hyvä esimerkki järjestelmästä, joka täyttää ja ylittää asiakkaan odotukset.
Kiinnostuitko projektin taloushallintoon keskittyvästä raportointijärjestelmästä? Soita tai ole yhteydessä!
