Atlassian Jira

Mikä JIRA on

JIRA on kevyt ja helppokäyttöinen tehtävienhallintaohjelmisto.

Tehtävienhallinta on usein olennaista työn onnistumisen kannalta. Projektimuotoisessa työskentelyssä projektia ei yleensä voida tehdä kerralla valmiiksi, vaan se on syytä jakaa osatehtäviin, joiden suorittaminen saa aikaan lopullisen tuloksen. Tehtävänhallinnan roolina on huolehtia, että osatehtävät tulevat suoritetuksi ja kokonaisuus valmistuu. Tehtävänhallinnasta on hyötyä myös silloin, kun työskentely ei ole projektimuotoista. Työtehtävät saattavat olla irrallisia, mutta silti tarpeelliset suorittaa. Töiden kirjaaminen tehtävänhallintaan auttaa seuraamaan, että ne tulevat valmiiksi eivätkä unohdu.

JIRA tehtävienhallintaohjelmistoa voidaan käyttää esimerkiksi projektien hallintaan ja erilaisten työmääräysten, virheiden ja tukipyyntöjen raportointiin. JIRAa voidaan käyttää selaimella, jolloin työskentely on aikaan tai paikkaan sitomatonta, tai integroida se perinteisesti olemassaolevaan ohjelmakantaan.

JIRAn perustana ovat projektit, tehtävät ja työnkulut. JIRAlla voidaan luoda tehtäviä, lähettää ne tiedoksi vastuullisille henkilöille, kirjata muistiin tehtäviin liittyviä tietoja ja siirtää tehtäviä työvaiheesta toiseen.

Projekti

JIRAssa yhteenkuuluvat tehtävät muodostavat projektin. Projekti voi vastata jotakin käytännön elämän projektia, tai olla vain paikka, johon kerätään tiettyyn asiaan liittyvät tehtävät.

Tehtävä

Tehtävä voi olla esimerkiksi projektin työtehtävä, virheilmoitus tai asiakastukipyyntö. JIRA-tehtäviä voi käyttää myös muunlaiseen viestintään organisaatiossa, kuten vaikkapa lomapyyntöjen esittämiseen ja käsittelyyn.

Tehtävään voidaan liittää monia tietoja. Tehtävän kuvaus, tehtävän vastuuhenkilö ja tehtävän suorittamiselle annettavat aikarajat ovat tyypillisiä tehtävään liittyviä tietoja.

Työvaiheet ja työnkulku

Sen jälkeen kun tehtävä on JIRAssa luotu, se on jossakin työvaiheessa. Tehtävä voi siis olla vaikkapa uusi, käsittelyssä tai ratkaistu riippuen siitä, kuinka pitkälle sen käsittely on edennyt. Työvaiheiden ketjusta muodostuu tehtävän työnkulku. Tehtävän käsittelyvaihe on JIRAssa helposti nähtävissä, joten työn edistymistä on vaivatonta seurata.

JIRA tallettaa tiedon keskitetysti

JIRA-ohjelmiston avulla kaikki tehtäviin liittyvät tiedot voidaan pitää tallessa yhdessä paikassa. JIRAan on myös helppo dokumentoida tehtävän käsittelyn edistyminen ja tehtävän ratkaiseminen. Tiedot tehtävästä ja ratkaisusta säilyvät JIRAssa, ja tietojen jakaminen ja jatkokäyttö käyvät helposti.

JIRAn mukauttaminen organisaatiokohtaiseksi

JIRAa voidaan monin tavoin mukauttaa vastaamaan organisaation tarpeita. Työpöydän ilme ja rakenne ovat muunnettavissa. Mikäli JIRAn oletustyönkulku ja -työvaiheet eivät sovi organisaation toimintaan, voidaan luoda omia työvaiheita ja työnkulkuja. Lisäksi voidaan muokata sitä, millaisia tietoja tehtävästä tallennetaan sitä luotaessa.

JIRA kuuluu Atlassian-tuoteperheeseen. Atlassianin tuotteet ovat käytössä tuhansissa yrityksissä yli sadassa maassa. JIRA-ohjelmiston organisaatiollesi voit hankkia jälleenmyyjältä.

Kuka JIRAa käyttää

JIRAa käyttävät erikokoiset yritykset, voittoa tavoittelemattomat organisaatiot sekä yksityiset ihmiset.

Yrityksissä JIRAn käyttäjiä voivat olla esimerkiksi projektipäälliköt, projektien työntekijät, asiakkaat, asiakastukihenkilöt, esimiehet ja työntekijät. JIRAa voidaan käyttää monenlaisiin tarkoituksiin, joten käyttäjäkuntakin voi olla laaja.

Projektipäällikkö voi listata johtamiensa projektien tehtävät JIRAan, ja lähettää tiedon tehtävästä asianomaiselle työntekijälle. Tehtävän ollessa käsiteltävänä voi projektipäällikkö seurata käsittelyn etenemistä eri vaiheissa ja tehtävään tulleita kommentteja ja lisätietoja. Kun työntekijä ilmoittaa saaneensa tehtävän valmiiksi, voi projektipäällikkö merkitä tehtävän suoritetuksi.

Työntekijä saa JIRAsta ilmoituksen tehtävistä, jotka hänelle on osoitettu suoritettavaksi. Kun tehtävää käsitellään, käyttäjät voivat kirjoittaa JIRAan kommentteja, ja näin asiaan liittyvä keskustelu saadaan talteen alkuperäisen tehtäväksiannon yhteyteen.

JIRA ei luonnollisesti ole rajattu vain projektimuotoiseen työskentelyyn, vaan sen avulla voidaan välittää työtehtäviä eri tavoin organisoidussa työskentelyssä.

Työtehtävistä tiedottamisen lisäksi JIRAa voidaan yrityksissä käyttää muunkinlaisen viestinnän toteuttamiseen, kuten erilaisten ilmoitusten tai anomusten lähettämiseen ja käsittelemiseen.

Kun JIRAa käytetään asiakastuessa, tehtävät muodostuvat asiakkaiden yhteydenotoista. Asiakkaiden ei kuitenkaan tarvitse käyttää JIRAa itse, vaan JIRAssa tehtävät voidaan muodostaa asiakkaiden sähköpostiviestien pohjalta. Tämän jälkeen tehtävänkäsittely voidaan dokumentoida JIRAssa kuten alunperin JIRAssa luotukin tehtävä.
Mihin JIRAa käytetään

Projektinhallinta

Projektin jakaminen tehtäviin ja tehtävien sekä ajankäytön hallitseminen on usein olennaista projektin onnistumiselle. JIRA on tehokas projektinhallinnan työkalu tehtävien hallitsemiseen, ajankäytön suunnitteluun, seurantaan ja raportointiin.

JIRAlla voidaan luoda niin monta projektia sekä tehtävää kuin mitä projektin työskentelyn organisointi edellyttää. Tehtäviä voidaan ryhmitellä projektin sisällä sekä luoda alitehtäviä. Projekteille ja tehtävätyypeille voidaan luoda yksilöllisiä, todellista käytäntöä vastaavia työnkulkuja, jolloin projektin tilanne JIRAssa vastaa tarkasti tilannetta todellisuudessa.

JIRA on myös ajankäytön suunnittelun ja resurssienhallinnan väline. Tehtävät osoitetaan jonkun työntekijän suoritettavaksi, ja jokaiselle tehtävälle voidaan määritellä aika, joka sen suorittamiseen varataan.

Projektin läpiviemiseen on yleensä käytettävissä rajallinen määrä aikaa. JIRA tarjoaa monipuoliset välineet ajankäytön ja projektin edistymisen seurantaan, joita voidaan laajentaa lisäosien avulla. Projektin osallistujat voivat esimerkiksi seurata projektin tilannetta henkilökohtaiselle tai tiimikohtaiselle työpöydälle asetettavien raporttien ja kaavioiden avulla.

Selainpohjaisena ohjelmistona JIRA sopii erinomaisesti projekteihin, joissa on mukana eri paikoissa työskenteleviä henkilöitä sekä freelancereita. Riippumatta olinpaikastaan kaikki saavat ajantasaista tietoa projektin edistymisestä sekä voivat omalta osaltaan päivittää projektin tietoja.

Ohjelmistoprojektit ja ohjelmistovirheiden raportointi

Ohjelmistoprojekteissa JIRAa käyttämällä on helppo pitää luku havaituista virheistä sekä seurata niiden käsittelyä. Virheen käsittelyyn voidaan tehdä oman organisaation mukainen työnkulku. Näin tehtävät tulevat suoritetuksi eikä virheitä jää tuotteisiin siksi, että niitä ei muistettu korjata.

Lisäosien avulla on mahdollista yhdistää JIRA sekä kehitysympäristö toimivaksi kokonaisuudeksi. IDE Connector -lisäosan avulla voidaan tarkastella JIRA-tehtäviä kehitysympäristössä. Lisäosien avulla on myös mahdollista yhdistää JIRA muihin Atlassian-tuotteisiin, jolloin JIRAsta käsin pystytään tarkastelemaan ja analysoimaan esimerkiksi ohjelmistovirheeseen liittyviä lähdekoodeja. Jira on myös integroitavissa yleisimpien versionhallintaohjelmien kanssa.

Projektijohtoa varten voidaan tiedot yksittäisistä tehtävistä koota yhteen raporteiksi. Raporteissa voi olla esimerkiksi tilastotietoa korjattujen ja korjaamattomien virheiden määrästä, ajankäytöstä tai töiden edistymisestä.

Asiakastuki

JIRA on erinomainen asiakastuen työväline. Sillä voidaan tallentaa käyttäjien yhteydenotot, seurata mahdollisen virheen korjaamista sekä lopuksi lähettää asiakkaalle palaute, kun ongelma on ratkaistu.

Käyttäjien yhteydenotot on mahdollista tallentaa suoraan JIRAan, sillä JIRAssa voidaan luoda uusia tehtäviä sähköpostiviestien pohjalta. Käyttäjät voivat siis lähettää viestinsä organisaation asiakastukisähköpostiin, josta JIRA käy automaattisesti lukemassa viestejä. Saapuneiden viestien pohjalta JIRA luo tehtäviä, joiden pohjalta asiakastukihenkilöstö voi ryhtyä selvittämään ongelmaa.

Mikäli asiakkaan yhteydenotto toi ilmi esimerkiksi korjausta vaativan virheen jossain ohjelmistossa, voidaan asiakastukeen saapunut JIRA-tehtävä siirtää eteenpäin tekniselle henkilökunnalle. JIRA säilyttää koko ajan tiedot alkuperäisestä yhteydenotosta, joten kun ongelma saadaan ratkaistuksi tai ohjelmisto korjatuksi, voidaan asiakkaalle lähettää ilmoitus tilanteen korjaantumisesta.

Raportit

JIRAssa tieto ei hautaudu tavoittamattomiin, vaan siitä voidaan tuottaa vaivatta monenlaisia raportteja.

Raportteja voidaan tuottaa esimerkiksi seuraavista asioista:

• tehtävien määrä tiettynä ajanjaksona
• tehtävien määrä henkilöittäin
• ratkaistujen ja ratkaisemattomien tehtävien määrä
• tehtävien ratkaisuun suunniteltu aika ja käytetty aika

Raportteja voidaan JIRAssa tuottaa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• raportit voidaan lähettää automaattisesti sähköpostilla vastaanottajille
• raportteja voidaan tulostaa xls- tai doc-muodossa taulukkolaskenta- tai tekstinkäsittelyohjelmissa muokattavaksi
• JIRAan työpöydälle voidaan sijoittaa kaavoita ja tallentaa suodattimia, joilla voidaan hakea tietoja

JIRAn ominaisuudet

• käytettävyys - selkeä ja helppo käyttöliittymä
• joustavuus - voidaan mukauttaa vastaamaan organisaation työnkulkuja ja tietotarpeita
• lisäosat - laaja valikoima lisäosia sekä projektinhallinnan että ohjelmistokehityksen tueksi
• tiedottaminen - automaattiset raportit sekä ilmoitukset tehtävistä vastuuhenkilöille
• tietoturva - tehtävät näkyvät vain niille käyttäjille, joille on annettu niihin oikeudet
• haut ja raportit - monipuoliset työkalut sekä tietojen hakemiseen että yhteenvetojen laatimiseen