Atlassian Confluence

Mikä Confluence on

Confluence-wikiohjelmisto on helppokäyttöinen ja tehokas yhteisöllisen kirjoittamisen väline. Se on myös suomenkielinen ja Eduix Oy vastaa sen virallisesta käännöksestä. Kielipaketti on kaikkien ladattavissa Atlassianin www-sivuilta.

Confluencella voidaan vaikkapa rakentaa intranet-sivustoja ja tietovarastoja tai luoda ja julkaista organisaation julkisia www-sivuja. Confluence toimii wiki-periaatteella, mikä tarkoittaa sitä, että sisällön tuottaminen ja julkaiseminen on niin helppoa ja vaivatonta, että sitä voivat tehdä käyttäjät itse. Erillisiä sivustojen tai tietovarastojen ylläpitäjiä ei siis tarvita, vaan ne henkilöt, joilla julkaistava tieto on, voivat itse tallentaa tiedon Confluenceen.

Confluencen perustoimintoja ovat helppo ja nopea sivujen luominen sekä niiden selailu. Sivuille voidaan kirjoittaa tekstiä tai ladata kuvia tai muita tiedostoja. Tallennuksen jälkeen sisältö on muidenkin käyttäjien nähtävillä. Sivut voidaan jakaa useisiin työtiloihin, jolloin ne pysyvät hyvin järjestyksessä. Confluencea käytetään selaimella, joten työskentely on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta.

Confluenceen tuotettua sisältöä on helppo selata. Sen lisäksi, että sivut voidaan jakaa työtiloihin, sivuille voidaan laittaa linkkejä toisiin sivuihin sekä antaa sivuille avainsanoja, joiden avulla tieto löytyy. Confluencessa on myös hakutoiminto, jolla voidaan hakea jopa sivuille liitettyjen tiedostojen sisällöstä. Jos jokin sivu on erityisen kiinnostava ja sen sisältöä halutaan seurata, voidaan se merkitä suosikkisivuksi, jolloin sivun sisällön muuttumisesta lähetetään viesti käyttäjälle.

Confluencen mahdollisuudet eivät rajoitu sivujen kirjoittamiseen ja lukemiseen. Käyttäjät voivat pitää Confluencella blogia, ja heille voidaan antaa henkilökohtaiset työtilat, joihin muilla käyttäjillä voi olla rajoitettu pääsy.

Confluencessa on kehittynyt tietoturva. Työtiloille ja sivuille voidaan määritellä tarkoin, kenellä on oikeus lukea tai muokata sisältöä. Confluencessa tieto ei ole nimetöntä. Kun sivuja muokataan, tallennetaan tieto muutoksen tekijästä, ja liitetään se sivulle käyttäjien nähtäväksi.

Kuka Confluencea käyttää

Confluencea käytetään yrityksissä, oppilaitoksissa ja muissa organisaatioissa. Se sopii kaikkialle, missä tarvitaan tietojen jakamista ja vuorovaikutusta. Confluencen käyttäjiä voivat olla kaikki organisaation jäsenet - kaikkien ei tarvitse tietenkään päästä käsiksi kaikkeen tietoon Confluencessa, mutta mitä todennäköisimmin Confluencessa on jokaiselle jotakin.

Mihin Confluencea käytetään

Intranet ja extranet

Intranetien tarkoituksena on välittää tietoa organisaation jäsenille. Perinteiset intranetit voivat kuitenkin olla vaikeakäyttöiset hakea ja päivittää tietoja. Perinteisen intranetin korvaaminen Confluencella voikin lisätä intranetin käyttökelpoisuutta huomattavasti.

Sisällön lisääminen Confluenceen on helppoa ja onnistuu kaikilta, erillistä vastuuhenkilöä ei tarvita. Confluencessa tieto voidaan järjestää loogisiin kokonaisuuksiin, ja tarvittaessa hakea tietoa hakutoiminnon avulla. Kaiken sisällön ei tarvitse olla kaikkien ulottuvilla, vaan eri käyttäjille voidaan jakaa erilaiset oikeudet.

Käyttäjille voidaan Confluencessa luoda omat työtilat ja blogit. Käyttäjätietoihin on mahdollista liittää myös kuva.

Confluence-intranet voidaan helposti laajentaa extranetiksi, kun asiakkaille tai yhteistyökumppaneille annetaan oikeudet heille hyödyllisten Confluence-sivujen käyttöön.

Tiedonhallinta

Organisaation toimintaa ohjaava tärkeä tieto voi olla hajallaan eri paikoissa: sähköpostiviesteissä, tiedostoissa työntekijöiden tietokoneilla, intranetissä tai täysin dokumentoimattomana hiljaisena tietona. Tiedon keskittäminen Confluenceen on varteenotettava vaihtoehto, mikäli organisaation tiedonhallintaa halutaan tehostaa.

Confluence on helppokäyttöinen, joten tiedon tallentaminen on miellyttävää eikä sen päivittäminenkään jää tekemättä siksi, että se olisi hankalaa. Tekstin lisäksi myös kuvien ja muiden tiedostojen tallentaminen Confluenceen on yksinkertaista. Selainkäyttöisenä Confluence on saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.

Confluencesta tieto on helposti löydettävissä. Tieto voidaan organisoida halutulla tavalla, ja tarvittaessa etsiä sitä hakutoiminnolla. Haku kattaa myös dokumenttien sisällön. Automaattiset sähköposti-ilmoitukset tiedottavat haluttaessa mielenkiintoisten sivujen päivittymisestä.

Dokumentointi ja verkkojulkaiseminen

Confluence on erinomainen työkalu, jolla tuottaa tekstiä ja julkaista se verkossa. Tekstiin on helppo myös lisätä kuvia. Confluence ei vaadi kirjoittajalta teknistä osaamista, kuten HTML:n tai XML:n tuntemista, vaan editori on helppokäyttöinen ja WYSIWYG-periaatteella toimiva, eli jo kirjoitusvaiheessa tekstillä on lopullinen ulkoasunsa. Koska Confluencen käyttö on helppoa, sisällöntuottajat voivat julkaista tuottamansa sivut itse, eikä julkaisemisen tarvitse odottaa teknisen henkilökunnan apua.

Confluencella tuotettu sisältö voidaan julkaista verkossa välittömästi. Julkaistuille sivuille voidaan asettaa hakukenttä, jolla lukijat löytävät haluamansa tiedon nopeasti. Sivujen visuaalinen ilme voidaan mukauttaa julkaisevan organisaation mukaiseksi. Sivujen ylläpitäjälle Confluence tarjoaa tilastotietoja siitä, millä sivuilla kävijöitä on ollut eniten.

Kun dokumenttia muokataan, Confluence tallentaa uuden version lisäksi muutokset, jotka tehtiin. Näin voidaan tarkastella myös edellistä versiota sekä tehtyjä muutoksia yksityiskohtaisesti. Mikäli Confluencessa tuotettu teksti halutaan paperille, se voidaan tallettaa PDF- tai doc-muodossa muissa ohjelmissa tulostettavaksi.

Tiedostojen jakaminen

Confluence tarjoaa vaihtoehdon perinteisille jaetuille asemille tiedostojen jakamisessa. Perinteisten asemien ongelmana on, että haluttua tiedostoa voi olla vaikea löytää, ja samasta tiedostosta voi olla useampi versio, jolloin voi olla vaikea tietää, mitä versiota tulisi käyttää.

Confluencessa tiedostot on helppo löytää ja järjestää järkevällä tavalla. Tiedostoihin voidaan viitata linkeillä, avainsanoilla voidaan luokitella tietoa ja sivut tiedostoineen voidaan luokitella hierarkisesti. Confluencessa on myös hyvät hakutoiminnot, joilla voidaan hakea myös tekstiasiakirjojen, pdf-dokumenttien tai muiden tiedostojen sisällöstä.

Confluence poistaa myös ongelman, mitä tiedostoa käyttää jos versioita on monta. Confluence pitää tallessa mitä muutoksia tiedostoon tehtiin. Näin tiedostosta on Confluencessa vain yksi versio, mutta samalla on mahdollista tarkastella aiempaan versioon tehtyjä muutoksia ja tarvittaessa ottaa se käyttöön.

Koska Confluence on selainkäyttöinen, tiedostoihin on helppo päästä käsiksi mistä vain. Tiedostojen päivittymisistä on mahdollista tilata sähköposti- tai RSS-ilmoitus.

Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence, BI)

Yritykset tarvitsevat päätöksenteon tueksi informaatiota. Kilpailussa menestymisen kannalta on olennaista, että juuri tarpeelliset tiedot saadaan nopeasti ja vaivattomasti käyttöön.

Confluence palvelee yrityksiä BI-portaalina, joka hakee tietoa eri paikoista ja kokoaa sen yhdelle sivulle, jolla tietoja on helppo tarkastella. Confluence hakee tiedot automaattisesti, muodostaa laskelmia ja kaavioita ja päivittää tiedot säännöllisesti.

Confluence voi hakea tietoa esimerkiksi ulkoisista tietokannoista sql-kyselyjen avulla, SAP-järjestelmistä tai taulukkolaskentataulukoista. Tarvittaessa voidaan räätälöidä yksilöllinen lisäosa, joka hakee tietoa jostakin yrityksen sisäisestä tietolähteestä.

Keskustelujen käyminen ja sähköpostien talletus

Confluence tarjoaa vaihtoehdon organisaatiossa sähköpostitse käytäville keskusteluille. Sähköpostitse käytävät keskustelut voivat olla hankalia seurata eikä niiden viestejä ei aina välttämättä lähetetä kaikille joiden olisi ollut syytä viesti saada. Toistuvat viestit, joissa saattaa olla mukana isojakin liitteitä, kuormittavat myös keskustelun osanottajien sähköpostilaatikoita.

Toimiva ratkaisu on siirtää keskustelut Confluence-sivulla käytäviksi. Siellä koko keskustelu on kerralla nähtävissä ja tarvittavista liitedokumenteista uusimmat versiot ladattavissa. Oikeudet keskustelun seuraamiseen voidaan myöntää vain asianomaisille henkilöille.

Sähköpostiviestejäkin lähetetään kuitenkin aina, ja joskus on tarpeen arkistoida viestejä. Confluencea voidaan helposti käyttää myös sähköpostiviestien arkistoimiseen. Sähköpostista tarvitsee vain lähettää kopio Confluencen sähköpostiosoitteeseen, ja Confluence arkistoi viestin. Arkistoiduista viesteistä voidaan tehdä hakuja kuten mistä tahansa Confluencen sisällöstä. Jos arkistoidaan jonkin keskustelun viestejä, Confluence säilyttää ketjun rakenteen. Confluencen arkistoimia viestejä voivat tarkastella ne, joille oikeus siihen on myönnetty.

Confluencen ominaisuudet

• selainkäyttöinen - työskentely on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta

• käytettävyys - selkeää ja helppokäyttöistä ohjelmaa voivat käyttää kaikki organisaation jäsenet

• tietoturva - luku- ja kirjoitusoikeudet asetettavissa jopa sivukohtaisesti

• hakutoiminnot - haluttu tieto löytyy liitteistä asti

• lisäosat - enemmän sisältöä muista tietolähteistä sekä laajemmat tiedonesitysmahdollisuudet