Sijaisten hallinta2
Eduixin toteuttamassa sijaisrekisterissä on otettu käyttöön myös vakinaisten sijaisten työvuorojen varaus. Järjestelmän esimieskäyttäjistä osa saa selata ja varata sijaisia erikseen ylläpidettävältä vakinaisten sijaisten listalta. Vuorot ja poikkeuspäivät ylläpidetään yhdessä paikassa (Titania) ja tuodaan sijaisrekisteriin. Tämän lisäksi sijaisrekisterissä hallitaan päiväkohtaiset huomiot (mm. koulutukset).
Sijainen näkee omassa käyttöliittymässään omien varaustensa tilanteen. Uusista varauksista sekä varausten perumisista ja muutoksista ilmoitetaan tekstiviestillä.
Järjestelmä sisältää myös sijaisten käytettävissäolon ja käytön raportoinnin. Varauksen yhteyteen tallentuu esimiehen kustannuspaikkatieto, joka päivitetään automaattisesti organisaation ERP-järjestelmästä (SAP). Esimiehellä on myös mahdollisuus muokata kustannuspaikkaa varausta tehdessään.
Sijaisten tilastotiedoista (mm. saapumisajat, haetut nimikkeet) tehdään nostoja asiakkaan portaaliin henkilöstöhallinnon osioon, jolloin kokonaistilanne on helposti johdon nähtävissä.
Alleviivattavaa
Sijaisrekisteri ei ole irrallinen saareke, vaan suuressa yksikössä ja tuhansien sijaisten hallinnassa olennaista on integrointi taustajärjestelmiin. Esimiesten tiedot ja vastuualueet pitää saada taustajärjestelmistä automaattisesti. Integroinnin tekninen toteutustapa ei ole olennaista, vaan se että tiedot ovat Sijaisrekisterin käytössä ja että niihin voidaan luottaa.
Nostot organisaation intranet-portaaliin eivät ole mitään kallista ja turhanpäiväistä kikkailua vaan keino tarjota toimintaa valvoville ja tarkasteleville liikennevalojen tarkkuudella tietoa siitä, miten sijaishallinta toimii. Integroinnit sijaisrekisteriin on toteutettu niin, ettei taustajärjestelmän merkillä tai mallilla ole väliä.
Eduix Oy:n toteuttamana ohjelmistona sijaisrekisteri istuu saumattomana osana sähköisen asioinnin kokonaisarkkitehtuuriin.
Lisätietoa
Klaus Nylamo & Rami Heinisuo