Asiakasprojektiemme esittelyjä

Aiemmin hankitun osaamisen hyväksiluku hallintaan

Asiakas: TAMK ja Metropolia Ammattikorkeakoulu
Työkalut ja tekniikat: Hyväksiluku-sovellus

Ammattikorkeakoulun opiskelijalla on usein osaamista ja aiempia suorituksia, joita hän haluaa hyödyntää tutkinnossaan. Eduix on tehnyt hyväksilukua varten sovelluksen, joka tukee opiskelijan aiemmin hankitun osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen prosessia.

Sovellus on toteutettu Tampereen ammattikorkeakoulun (TAMK) ja Metropolia Ammattikorkeakoulun käyttöön. TAMKin Hyväksiluku-projektin tavoitteena on tuottaa helppokäyttöinen työväline, jolla opiskelija pystyy hakemaan aiemmin hankitun osaamisen tunnistamista ja tunnustamista (AHOT).

TAMKin laatupäällikkö Satu Kylmälä pitää järjestelmää on hyvänä välineenä laadunhallintaan.
- Järjestelmän avulla toimintaprosessi yhtenäistetään. Sähköisen käsittelyn ansiosta manuaalinen sählääminen opiskelijan todistusten ja muiden dokumenttien kanssa jää pois, Kylmälä toteaa.

Järjestelmä mahdollistaa myös muun muassa koulutuspäälliköille nopean välineen tarkastella ja vertailla oman koulutusohjelmansa hyväksilukuhakemuksia.

Opiskelija käynnistää prosessin

Hyväksiluku-prosessi käynnistyy opiskelijan aloitteesta. Opettajatuutori tai muu ohjauksen asiantuntija ohjaa opiskelijaa arvioimaan, millaista aikaisempaa osaamista hänellä on ja miten sen voisi ottaa huomioon henkilökohtaisessa oppimissuunnitelmassa (HOPS). Hyväksilukulomake on tarkoitus ottaa osaksi sähköistä henkilökohtaista opintosuunnitelmaa (eHOPS).

Opiskelija täyttää tarvittavat tiedot sähköiseen hakemukseen, johon hän liittää dokumentteja ja kuvauksen, miten hänen osaamisensa vastaa opintojen tavoitteessa kuvattua osaamista. Hakemus toimitetaan hyväksilukuprosessista vastaavalle henkilölle, joka arvioi osaamista suhteessa opintojen tavoitteisiin.

Jos osaaminen vastaa asetettuja tavoitteita, osaaminen tunnistetaan eli hakemus hyväksytään. Opintojen tunnustamisessa opiskelija saa suoritusmerkinnän vastaavaksi todetusta opinnosta. Osaamisen hyväksiluvussa opettaja määrittelee opiskelijalle tavan, jolla hän näyttää osaamisensa. Näytön jälkeen opiskelija saa suoritusmerkinnän opinnosta.

Hakemus voidaan myös hyväksyä osittain tai se voidaan hylätä. Päätöksestä ilmenee, mitä tutkinnon osia ja opintojaksoja suorituksilla korvataan. Jos hakemus hyväksytään osittain, opiskelija ja opintojakson opettaja tekevät suunnitelman opintojakson täydentämiseksi. Opiskelijalla on oikeus tehdä opintojen hyväksilukua tai näytön arviointia koskevasta päätöksestä oikaisuvaatimus.

Tekniset tiedot

Sovellus koostuu näytöistä, jotka on toteutettu portletteina TAMKin intraan (Liferay), sekä laajennoksista, jotka on asennettu Alfrescoon. Hakemuksen tiedot, liitteet ja työnkulku on tallennettuna Alfrescoon.

Portletilla on seuraavat riippuvuudet muihin järjestelmiin: 

  • Winha - haetaan opiskelijan opintotietoja, kuten suorittamatta jääneitä opintojaksoja
  • LDAP - luetaan reititykseen käytettävät tiedot
  • Alfresco - hakemus on tallennettuna Alfrescoon. Liikenne Alfrescon ja portletin välillä hoidetaan webservice-kutsuina http:n yli.
  • Liferay käyttäjätietokanta - luetaan käyttäjän tietoja Liferayn "custom fields"-kentästä.
  • Sähköposti - sovellus lähettää sähköpostia hakemuksen eri vaiheissa.

Tiedot pähkinänkuoressa

Nimi

Hyväksilukusovellus (AHOT)

Tilaaja

TAMK

Aikataulu

3/2012 - 9/2012

Laajuus kokonaisuudessaan

alle 50 htp

Toteutustekniikat

Liferay, Alfresco

Integroinnit

Winha, LDAP

Yliaikahakemus (YAH) - Nopea tapa hakea opintoihin yliaikaa

Asiakas: TAMK
Työkalut ja tekniikat: Yliaikahakemus-sovellus

Yliajan hakeminen on Tampereen ammattikorkeakoulussa (TAMK) tärkeä prosessi, johon Eduix on toteuttanut helppokäyttöisen ja nopeasti toimivan Yliaikahakemus-sovelluksen. Tutkintosäännön mukaan opiskelijan on esitettävä normiajan ylittävästä opiskelusta selvitys koulutuspäällikölle kaksi kuukautta ennen tutkinnon normaalin suoritusajan päättymistä.

Selvityksen tulee sisältää

  • suunnitelma opintojen loppuun saattamisesta
  • suunnitelma opintojen ja opinnäytetyön suoritusaikataulusta.
    Selvityksen tulee pohjautua tarkistettuun opintosuunnitelmaan, ja sen tulee olla opettajatuutorin hyväksymä.

TAMKissa on ollut käytössä sähköinen yliaikalomake, joka ei vastannut Pirkanmaan ammattikorkeakoulun (PIRAMK) ja TAMKin yhdistymisen jälkeen syntynyttä uutta organisaatiorakennetta. Eroavaisuudet johtuivat muun muassa entisen PIRAMKin opiskelijoiden suoritusten erilaisesta kirjaamistavasta.

Koska TAMKissa on yhdistymisen jälkeen noin 10 000 opiskelijaa, hakemusten määrä on huomattava ja yliaikahakemusten käsittely kehittymättömillä menetelmillä tehotonta.

Uusi yliaikahakemusprosessi

Uusi helppokäyttöinen ja nopea sähköinen yliaikahakemus osaa hakea muista järjestelmistä tarvittavat opiskelijatiedot ja siirtyä prosessikuvauksen mukaisesti työvaiheissa eteenpäin automaattisesti oikeille käsittelijöille. Yliaikaa voi hakea prosesseissa N+1- ja N+2. Tavoitteena on palvella opiskelijoita mahdollisimman tehokkaasti ja hyvin.

Opiskelija tunnistetaan kirjautumisen perusteella ja lomakkeella näytetään esitäytettynä opiskelijan henkilötiedot, koulutustiedot ja opintosuoritustiedot. Yliaikahakemus siirtyy automaattisesti opiskelijan tekemän tallennuksen jälkeen opinto-ohjaajalle käsiteltäväksi.

Opinto-ohjaaja varmistaa ja hyväksyy henkilökohtaisen suoritusaikataulun. Hän merkitsee hyväksymisensä lomakkeelle viivytyksettä. Opinto-ohjaaja voi vaihtaa esitetyn jatkoajan pituutta ja tarvittaessa palauttaa hakemuksen opiskelijalle pyytääkseen lisätietoja. Opinto-ohjaaja tekemän päätöksen jälkeen yliaikahakemus siirtyy koulutuspäällikön käsittelyyn.

Koulutuspäällikkö voi vaihtaa esitettyä aikaa: aikavaihtoehdot ovat puoli vuotta tai vuosi. Lisäksi koulutuspäällikkö kirjoittaa opiskelijalle näkyvän kommentin yliaikahakemukseen liittyen. Opiskelijan koulutuspäällikkö tunnistetaan taustajärjestelmästä. Myös koulutuspäällikkö voi pyytää lisätietoja tarvittaessa opiskelijalta tai tämän opinto-ohjaajalta. Vastauksen jälkeen yliaikahakemus palautuu takaisin koulutuspäällikön käsittelyyn. Mikäli kyseessä on N+2 hakemus prosessissa on mukana myös koulutusjohtaja.

Prosessin viimeisenä käsittelijänä on opintosihteeri, joka kirjaa päätöksen Winha-järjestelmään. Yliaikahakemus-sovellus lähettää yliajan myöntämisestä tai kieltämisestä tiedon opiskelijan sähköpostiosoitteeseen. Viestiin liitetään valitusosoitus ja tietoa jatko-ohjausmahdollisuuksista.

Yliaikahakemus-sovellus lähettää kullekin käsittelijälle muistutuksen käsittelytehtävistä. Muistutus tehtävistä lähtee kerran vuorokaudessa.

Tekniikka ja liitokset muihin järjestelmiin

Yliaikahakemus-sovellus koostuu näytöistä, jotka on toteutettu portletteina TAMKin intraan (Liferay), sekä laajennoksista, jotka on asennettu Alfrescoon. Hakemuksen tiedot, liitteet ja työnkulku on tallennettuna Alfrescoon.

Portletilla on seuraavat riippuvuudet muihin järjestelmiin:

  • Winha - haetaan opiskelijan opintotietoja, kuten suorittamatta jääneitä opintojaksoja
  • LDAP - luetaan reititykseen käytettävät tiedot
  • Alfresco - yliaikahakemus on tallennettuna Alfrescoon. Myös itse työnkulku hoidetaan Alfrescon työnkululla (joka on toteutettu JBoss:n jBPM:n päälle). Liikenne Alfrescon ja portletin välillä hoidetaan webservice-kutsuina http:n yli.
  • Liferay käyttäjätietokanta - luetaan käyttäjän tietoja Liferayn "custom fields"-kentästä.
  • Sähköposti - sovellus lähettää sähköpostia hakemuksen eri vaiheissa.

Tiedot pähkinänkuoressa

Nimi

Sähköinen yliaikahakemus

Tilaaja

Tampereen ammattikorkeakoulu

Aikataulu

2 - 9/2011

Laajuus kokonaisuudessaan

alle 50 htp

Toteutustekniikat

Liferay

 

Alfresco

Integroinnit

Winha

 

LDAP

Asiakkaitamme

Ammattikorkeakoulut

  • Metropolia Ammattikorkeakoulu
  • Tampereen ammattikorkeakoulu
  • Diakonia-ammattikorkeakoulu
  • Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu
  • Laurea-ammattikorkeakoulu
  • Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
  • Satakunnan ammattikorkeakoulu
  • Hämeen ammattikorkeakoulu
  • Humanistinen ammattikorkeakoulu
  • Turun ammattikorkeakoulu
  • Vaasan ammattikorkeakoulu
  • Lahden ammattikorkeakoulu

Yliopistot

  • Aalto-yliopisto
  • Helsingin yliopisto
  • Itä-Suomen yliopisto
  • Tampereen yliopisto
  • Turun yliopisto
  • Vaasan yliopisto
  • Åbo Akademi
  • Hanken

Kaupungit ja kunnat

  • Kangasala
  • Kouvola
  • Kuopio
  • Lempäälä
  • Nokia
  • Pirkkala
  • Tampere
  • Ylöjärvi

Yritykset ja yhteisöt, kuntayhtymät

  • NORDUnet A/S
  • CSC - Tieteen tietotekniikan keskus
  • Pirkanmaan sairaanhoitopiiri
  • Triplan Oy